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Lettre remise en main propre contre décharge : modèle Word et preuve datée sans ambiguïté

10 novembre 2026 Solène Valadier 6 min de lecture

Publié par : Solène Valadier — Rédactrice en chef

Pour remettre un courrier contre décharge, préparez un document qui identifie précisément ce qui est transmis et prévoit une réception datée et signée par le destinataire. Le modèle ci-dessous est prêt à copier dans Word, à personnaliser puis à imprimer. Aucun fichier Word n’est proposé en téléchargement sur cette page : vous pouvez créer votre propre document au format .docx à partir du texte.

Table des matières

Un modèle à copier dans Word et à joindre au courrier

Cette attestation séparée accompagne votre lettre sans en remplacer le contenu. Remplacez les champs entre crochets, supprimez les mentions inutiles et laissez suffisamment d’espace pour les signatures. La déclaration de réception est rédigée du point de vue du destinataire : c’est bien lui qui reconnaît avoir reçu le document.

ATTESTATION DE REMISE EN MAIN PROPRE CONTRE DÉCHARGE

Expéditeur : [Nom et prénom ou dénomination de l’organisme]

Adresse : [Adresse complète]

Destinataire : [Nom et prénom ou dénomination de l’organisme]

Adresse : [Adresse complète]

Document remis : [Intitulé précis, objet, date et référence éventuelle du courrier]

Composition du document : [Nombre de pages et liste des annexes remises]

Je soussigné(e), [nom et prénom du destinataire ou de son représentant habilité], agissant en qualité de [qualité, si nécessaire], reconnais avoir reçu en main propre de [nom du remettant] le document désigné ci-dessus, accompagné des annexes indiquées.

La présente attestation constate la réception matérielle du document. Elle ne vaut pas, à elle seule, accord sur son contenu.

Remise effectuée à [lieu], le [date effective de remise], à [heure, si utile].

Attestation établie en deux exemplaires identiques, un pour chaque partie.

Destinataire ou représentant habilité : [Nom, prénom et qualité]

Mention de réception : « Reçu en main propre le [date] »

Signature du destinataire : [Espace à laisser libre]

Remettant : [Nom, prénom et qualité éventuelle]

Signature du remettant : [Espace à laisser libre]

Dans Word, enregistrez une version vierge réutilisable, puis une copie pour chaque remise. Avant l’impression, vérifiez que les champs sont complétés et que la zone de signature n’est pas isolée sur une page sans identification du document.

Sur la lettre ou sur une attestation : choisir une preuve claire

La décharge peut être intégrée au courrier

Pour une lettre courte, une mention placée en bas de votre exemplaire peut suffire à organiser la preuve de réception : « Je soussigné(e) [nom et prénom], reconnais avoir reçu en main propre le présent courrier, composé de [nombre] pages et accompagné de [annexes], à [lieu], le [date]. Signature. » Cette solution évite de séparer le courrier de son accusé de réception.

La lettre porte votre demande ou votre décision ; la décharge matérialise sa réception. Une attestation de remise remplit ce second rôle sur une feuille distincte. Le titre choisi compte moins que la précision des informations et l’identification de la personne qui signe.

Les mentions qui évitent les contestations inutiles

La signature du destinataire est centrale. Celle du remettant complète la traçabilité, mais ne remplace pas une reconnaissance de réception par la personne concernée. La mention « Lu et reçu » peut être utilisée ; elle ne dispense pas d’indiquer clairement le document et la date de remise.

Les parties : noms lisibles, organisme concerné et qualité du représentant éventuel.
Le courrier : objet précis, date de rédaction et référence si elle existe.
Les pièces : nombre de pages et désignation des annexes réellement transmises.
La remise : lieu, date effective et heure lorsque celle-ci présente un intérêt.
La réception : formule explicite et signature manuscrite du destinataire.

Ces indications constituent une base pratique, pas une liste universelle de mentions légalement obligatoires. Des exigences particulières peuvent s’ajouter selon la démarche.

Préparer deux exemplaires et sécuriser leur conservation

La pratique des deux exemplaires identiques, recommandée notamment par Manuscry, permet à chaque partie de conserver une trace cohérente. Si vous utilisez une attestation séparée, prévoyez également les copies du courrier et de ses annexes nécessaires pour constituer les deux dossiers.

Comparez les exemplaires avant le rendez-vous : contenu, pagination et annexes doivent correspondre.
Présentez le document et expliquez que la signature atteste sa réception, non l’acceptation de son contenu.
Faites renseigner la date réelle au moment de la remise, sans antidater le document.
Vérifiez immédiatement la lisibilité du nom, de la date et de la signature sur votre exemplaire.
Conservez l’original signé et réalisez une copie numérique complète et lisible.

Pensez votre dossier comme un cocon documentaire : la preuve doit rester attachée à ce qu’elle protège. Une décharge isolée, intitulée simplement « remise de documents », laisse une zone d’incertitude. Regroupez plutôt l’attestation, la version exacte du courrier et ses annexes dans un même dossier ; nommez le fichier numérisé avec la date, le destinataire et l’objet. Vous pourrez ainsi reconstituer la transmission sans dépendre de vos souvenirs.

Si une autre personne effectue la remise pour vous, prévoyez un mandat écrit précisant sa mission. Son identité et sa qualité doivent pouvoir être justifiées. À l’inverse, lorsqu’un représentant reçoit le document, vérifiez qu’il est habilité : la présence d’un salarié à l’accueil ne suffit pas à établir qu’il peut recevoir toute notification.

Valeur de la décharge, formalités particulières et refus de signature

La remise directe est utile pour transmettre une demande de congé, un document administratif ou un courrier contractuel, lorsque les règles applicables l’autorisent. Pour une démission, un congé locatif, une résiliation ou une procédure disciplinaire, vérifiez d’abord la forme de notification admise, les délais et la personne à qui remettre le document. Le modèle ne valide pas juridiquement la démarche.

Une décharge signée constitue un élément de preuve de réception. Sa portée dépend toutefois de sa précision, des circonstances et des règles applicables. Elle ne remplace donc pas systématiquement une lettre recommandée avec accusé de réception et ne prouve pas, à elle seule, que le destinataire accepte le fond du courrier.

Support	Fonction habituelle	Point de vigilance
Décharge	Reconnaître la réception d’un document identifié.	Relier clairement la signature au courrier remis.
Récépissé	Attester un dépôt ou une réception.	Vérifier ce qu’il constate exactement.
Émargement	Signer une liste de présence ou de remise.	Identifier le document concerné sur la liste.
Recommandé avec accusé de réception	Tracer un envoi postal et sa réception selon les modalités du service.	Vérifier son adéquation à la formalité concernée.

Si le destinataire prend le courrier mais refuse de signer, vous ne disposez pas de la décharge attendue. S’il refuse aussi le document, ne présentez pas la remise comme accomplie. Dans les deux cas, consignez factuellement la date, le lieu et les circonstances, sans signer à sa place : votre propre note ne remplace pas sa reconnaissance de réception.

Envisagez ensuite un recommandé avec accusé de réception ou un autre mode de notification autorisé. Si un délai approche ou si l’enjeu est important, faites vérifier rapidement la procédure adaptée, éventuellement avec l’aide d’un professionnel du droit ou d’un commissaire de justice.