Éducation & Emploi

Demander un congé de longue maladie dans la fonction publique : le modèle de lettre et les précautions à prendre

19 octobre 2026 Solène Valadier 8 min de lecture

Publié par : Solène Valadier — Rédactrice en chef

Une demande de congé de longue maladie (CLM) doit permettre à l’administration d’instruire votre situation sans exposer vos informations médicales dans le service. Le modèle ci-dessous formalise la démarche, tandis que les justificatifs médicaux sont transmis selon le circuit indiqué par votre employeur public.

Table des matières

Un modèle de lettre de demande de CLM à personnaliser

Adaptez les éléments entre crochets à votre situation. Adressez ce courrier au destinataire compétent dans votre administration : direction, service des ressources humaines ou autorité hiérarchique désignée par votre employeur public.

[Prénom NOM][Adresse][Téléphone][Adresse électronique][Corps, cadre d’emplois ou grade][Fonction et service]

[Nom de l’administration]À l’attention de [Madame / Monsieur, fonction du destinataire][Adresse]

À [ville], le [date]

Objet : demande de placement en congé de longue maladie (CLM)

Madame, Monsieur,

Agent(e) exerçant les fonctions de [intitulé du poste] au sein de [service / établissement / collectivité], je sollicite par la présente mon placement en congé de longue maladie à compter du [date de début souhaitée], pour une durée prévisionnelle de [durée souhaitée].

Mon état de santé ne me permet pas d’exercer normalement mes fonctions et nécessite un suivi médical prolongé. Vous trouverez les justificatifs requis, transmis selon les modalités prévues pour l’instruction de ma demande.

Je reste à votre disposition pour fournir tout document administratif complémentaire et, le cas échéant, me soumettre aux démarches médicales ou à l’expertise nécessaires à l’examen de ma situation.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.

[Signature]

Les mentions à compléter avant l’envoi

Une lettre de demande de congé de longue maladie dans la fonction publique n’a pas besoin de raconter votre parcours de soins. Elle doit permettre d’identifier clairement l’agent, la demande formulée et le point de départ souhaité. Relisez chaque information avant l’envoi : une date imprécise ou un destinataire erroné peut ralentir le traitement administratif.

Élément	À indiquer	Point de vigilance
Identité professionnelle	Nom, grade ou cadre d’emplois, poste et service	Utilisez les informations figurant dans vos documents administratifs.
Destinataire	Ressources humaines, direction ou autorité compétente	Vérifiez la procédure interne de votre administration.
Objet	Demande de placement en congé de longue maladie (CLM)	L’objet doit être explicite et ne pas contenir d’indication médicale.
Période sollicitée	Date de début et durée prévisionnelle	Une durée de six mois peut être évoquée lorsqu’elle correspond à votre situation, sans préjuger de la décision.
Justificatifs	Mention de leur transmission	Ne détaillez pas la pathologie dans la lettre.

Première demande, renouvellement ou passage après un arrêt maladie

Pour une première demande, employez la formule « je sollicite mon placement ». En cas de renouvellement, précisez que votre courrier concerne la prolongation du CLM en cours et indiquez sa date de fin prévue. Si vous êtes en congé de maladie ordinaire (CMO), vous pouvez signaler que votre situation nécessite l’examen d’un placement en CLM, sans tirer vous-même de conclusion médicale ou statutaire.

La formulation doit rester adaptée à votre situation administrative. Une demande initiale, un renouvellement et un passage après un CMO ne se présentent pas exactement de la même façon, même si le courrier conserve une structure similaire. Dans tous les cas, indiquez clairement ce que vous sollicitez et laissez l’administration examiner les conditions applicables.

Des différences selon votre employeur public

Les agents de la fonction publique d’État, territoriale et hospitalière n’adressent pas toujours leur dossier au même interlocuteur. Dans une collectivité, le service des ressources humaines ou la direction générale peut centraliser la demande. Dans un établissement hospitalier, la direction des ressources humaines suit généralement le dossier. Dans un service de l’État, la chaîne hiérarchique et le service gestionnaire peuvent intervenir.

Les fonctionnaires, stagiaires et agents contractuels peuvent aussi relever de modalités distinctes. La lettre reste sobre, mais la procédure locale doit être vérifiée avant l’envoi. Si votre administration utilise un formulaire ou impose un circuit particulier, respectez cette organisation en complément du courrier.

Certificat médical : séparer l’administratif du confidentiel

Le courrier administratif et le certificat médical n’ont pas le même rôle. La lettre exprime votre demande. Le certificat médical détaillé établi par le médecin traitant apporte les éléments nécessaires à son appréciation médicale. Cette séparation protège votre vie privée tout en permettant à l’administration d’instruire le dossier.

Votre responsable doit pouvoir enregistrer votre absence et transmettre la demande. Les éléments relatifs au diagnostic, au traitement, à l’évolution de votre état ou à un éventuel code CIM-10 doivent suivre le circuit médical confidentiel indiqué. Ils ne doivent pas figurer dans l’objet ou dans le corps du courrier administratif.

Joignez ou transmettez le certificat médical selon les consignes de votre administration.
Utilisez un pli confidentiel lorsque les pièces médicales doivent être séparées du courrier.
Gardez une copie de la lettre et la liste des documents transmis.
Ne mentionnez ni diagnostic, ni traitement, ni circonstances personnelles dans l’objet ou le corps du courrier.

Cette organisation limite la circulation inutile de données de santé. Une copie de travail, un parapheur ou une messagerie de service ne doit pas devenir un moyen de diffusion involontaire d’informations médicales. La lettre suffit à formaliser la demande ; les pièces médicales suivent le canal prévu pour leur examen.

Certains modèles citent l’article 25 du décret n°87-602 du 30 juillet 1987 ou l’arrêté du 14 mars 1986. Ces références peuvent concerner des situations précises, notamment dans la fonction publique territoriale. Ne les insérez pas automatiquement : une référence inadaptée est moins utile qu’une demande claire et correctement adressée.

Envoyer la demande et suivre son instruction

Transmettez votre demande dès que la nécessité d’une absence prolongée est connue, en respectant les instructions de votre employeur. Un envoi recommandé avec accusé de réception constitue une preuve utile lorsque la procédure ne prévoit pas de dépôt dématérialisé traçable. Si vous déposez le dossier en main propre, demandez un récépissé daté.

Relisez les coordonnées, l’objet, la date de début et la durée prévisionnelle.
Vérifiez le circuit des pièces médicales auprès du service compétent.
Envoyez le courrier par un moyen permettant d’en conserver la trace.
Archivez la copie signée, l’accusé de réception et les échanges ultérieurs.
Répondez rapidement à toute demande de document complémentaire ou d’expertise médicale.

Conservez également la version exacte du courrier envoyé et notez la date de chaque transmission. Cette précaution facilite les échanges si l’administration vous demande une nouvelle pièce ou une précision sur votre dossier. Elle vous permet aussi de retrouver rapidement les documents utiles après la décision.

L’administration peut demander des compléments ou organiser une expertise médicale avant de statuer. Cette étape ne signifie pas que votre demande est rejetée : elle participe à l’instruction du dossier. Répondez dans les délais indiqués et utilisez le circuit confidentiel prévu pour les informations médicales.

Après la décision : complément, refus ou reprise

La décision peut conduire à l’accord du congé, à une demande de précisions ou à un refus. En cas de refus, demandez à connaître les motifs et vérifiez les voies et délais de recours mentionnés dans la décision. Un recours doit être préparé avec les documents utiles : copie de la demande initiale, preuve d’envoi, décision reçue et éventuels éléments médicaux transmis par le canal approprié.

Ne joignez pas de données de santé à un recours administratif ordinaire si elles ne sont pas demandées ou si le circuit de transmission n’est pas prévu. Lorsque des éléments médicaux sont nécessaires, utilisez le canal confidentiel indiqué par l’administration. La copie de votre demande initiale permet de vérifier les informations que vous aviez communiquées et la date à laquelle elles l’ont été.

Ne confondez pas CMO, CLM et CLD

Le congé de maladie ordinaire, le congé de longue maladie et le congé de longue durée répondent à des cadres distincts. Leur durée, leurs conditions d’attribution, les conséquences sur la rémunération et les modalités de reprise peuvent varier. Votre lettre ne doit donc pas affirmer que vous remplissez toutes les conditions : elle doit solliciter l’examen de votre situation au regard du CLM.

Utilisez l’appellation correspondant à votre demande et évitez de présenter vous-même une qualification médicale ou statutaire définitive. L’administration examine votre situation à partir de la demande et des pièces transmises selon la procédure applicable à votre statut et à votre employeur public.

Préparer la suite sans vous surcharger

Pendant l’instruction ou à l’approche de la fin du congé, gardez un dossier ordonné pour faciliter les échanges sur un renouvellement, une reprise ou une réintégration. Classez la lettre, les justificatifs transmis, les preuves d’envoi, les décisions et les demandes de pièces complémentaires dans un même dossier.

Si votre état de santé évolue, communiquez avec les interlocuteurs compétents sans fournir d’explications médicales détaillées à votre équipe. Cette distinction vous permet de suivre votre démarche, de défendre vos droits et de préserver la confidentialité de vos informations de santé.